Boletin Fiscal: Facturación telemática
ORDEN MINISTERIAL QUE DESARROLLA LAS DISPOSICIONES SOBRE FACTURACIÓN TELEMÁTICA Y CONSERVACIÓN ELECTRÓNICA DE FACTURAS
Introducción.
La Orden EHA/962/2007 desarrolla determinados aspectos del Real Decreto 1496/2003 que regula las obligaciones de facturación respecto a la expedición telemática y conservación electrónica de facturas.
Las principales finalidades de la Orden son:
Aclarar la validez legal de los documentos remitidos en formato electrónico que incorporen medios que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad del documento.
Regular las condiciones que permitan convertir un documento en formato electrónico en formato papel.
Establecer los requisitos de la digitalización de los documentos recibidos en soporte papel.
Remisión de facturas y documentos sustitutivos.
La remisión electrónica de facturas o documentos sustitutivos requiere el consentimiento verbal o escrito del destinatario. El consentimiento para la remisión electrónica podrá ser revocado por el destinatario en cualquier momento y el expedidor tendrá que respetar el derecho del destinatario y expedir las facturas en soporte papel desde la comunicación.
La garantía de autenticidad del origen e integridad en el contenido de las facturas expedidas se hará mediante la utilización de la firma electrónica avanzada definida según el artículo 3.3 de la Ley 59/2003: “Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma."
La firma aplicada al documento electrónico será la del certificado del expedidor del documento, aunque sea el destinatario o un tercero el que expida en nombre y por cuenta del obligado tributario.
La remisión será válida si el certificado está vigente en el momento de la expedición de la factura o el documento sustitutivo.
La Administración podrá autorizar otros sistemas de facturación electrónica a propuesta del contribuyente.
Las facturas electrónicas recibidas del extranjero tendrán que cumplir los mismos requisitos que las expedidas desde territorio español. Cuando la remisión de las facturas o documentos sustitutivos se haga mediante firma electrónica avanzada corresponderá al destinatario asegurarse que se cumplen los requisitos exigidos para garantizar el origen y la integridad. La norma establece medios para verificar este requisito por parte del destinatario recogidos en el artículo 4 del Orden. En todo caso, el destinatario tendrá que disponer del programario para la verificación de las firmas electrónicas y del procedimiento que le permita comprobar la validez de los certificados extranjeros.
Conservación de facturas y documentos sustitutivos.
El artículo 19.1 del Reglamento de Facturación establece los requisitos de conservación de una serie de documentos, entre los que figuran las facturas y documentos sustitutivos que se tendrán que conservar durante el plazo de prescripción previsto en el artículo 66 de la LGT, de acuerdo con el cómputo que regula el artículo 67 y la interrupción de los plazos que establece el artículo 68. Hay que recordar que excepto en el caso que recoge el apartado 6 del artículo 68 la interrupción efectiva supone el inicio de un nuevo cómputo y no una mera suspensión del plazo.
La obligación de conservación que corresponde al expedidor la podrá cumplir un tercero en su nombre, pero el obligado tributario será el único responsable del cumplimiento de las obligaciones. Tendrá que asegurarse de la existencia de copias de seguridad y de la existencia de planes de contingencia que permitan la recuperación de los archivos informáticos en el caso de siniestro o avería.
Se tiene que garantizar que la legibilidad, especialmente en formato electrónico, de los documentos y a requerimiento de la Administración tributaría facilitar la descodificación de los datos. También se tiene que facilitar el acceso inmediato y sin demoras a los documentos, sin tener en cuenta el formato de conservación. Esta obligación incumbe a los expedidores y a los destinatarios de los documentos.
Los destinatarios de las facturas o documentos sustitutivos cuando reciban facturas o documentos sustitutivos acompañados de firma electrónica tendrán que proceder a la verificación de la misma y de la validez de los certificados utilizados.
La obligación de los destinatarios es la conservación de los documentos originales en el formato en que los han recibido. Sin embargo, se permite la conversión a otros formatos con determinados requisitos. Si no se cumplen las requisitos de conversión el documento resultante no se considerará como original.
Cuando el emisor y/o receptor de las facturas o documentos sustitutivos sea un tercero que actúa por cuenta y en nombre de los obligados tributarios tendrá que cumplir los requisitos antes mencionados y podrá poner a disposición de sus clientes aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio con los documentos emitidos o recibidos conjuntamente con la firma electrónica generada o verificada, proporcionando un código de autenticación asociado a cada documento que permita el acceso y garantice que se cumplen con los requisitos establecidos.
La digitalización certificada autoriza la eliminación de las facturas o documentos sustitutivos recibidos en soporte papel y su sustitución por un soporte digital. Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a cualquier formato de uso común con el nivel de resolución que sea admitido por el AEAT. La orden fija los requisitos que tendrá que cumplir el proceso de digitalización:
Se tiene que utilizar un programa de digitalización certificado.
La digitalización tiene que garantizar que se guarda una imagen fiel e íntegra de los documentos y que el documento digitalizado es firmado con una firma electrónica avanzada, tanto sea del obligado tributario si realiza lo mismo la digitalización, como del prestador del servicio si lo realiza un tercero por cuenta y en nombre del obligado.
Exige que la digitalización certificada se organice en una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en los libros registros de IVA y un campo adicional con la imagen binaria del documento digitalizado y firmado o un enlace con el fichero que la contenga con la firma electrónica avanzada.
El obligado a la conservación tiene que disponer de un software que permita la firma de la base de datos que garantice la integridad de los datos e imágenes al cierre de cada periodo de liquidación a que esté sometido el obligado tributario y el acceso cumplido y sin demora injustificada en la base de datos. También debe permitir la consulta en línea y la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que tienen que reflejarse en los libros registros de IVA, la copia o descarga en línea de los formatos originales y la impresión en papel.
El orden también permite realizar la operación inversa, pasar a soporte papel un documento recibido en formato electrónico. Para hacer la conversión, además de la impresión en papel se tendrán que imprimir dos conjuntos de códigos PDF-417 considerados como marcas gráficas de autenticación. En el primer conjunto de códigos tiene que incluir íntegramente el contenido de los datos de la factura o documento sustitutivo y el segundo conjunto la firma electrónica y todos los elementos que de manera estandarizada permitan la verificación de la firma. Si la firma electrónica forma parte del fichero que contiene la factura o documento sustitutivo o si los datos de la factura están contenidos en el formato de la firma electrónica, será suficiente con la impresión de una marca gráfica conjunta que incluya todos los datos del fichero o formato de firma electrónica.
Conservación de facturas y documentos sustitutivos fuera del territorio español.
La conservación de facturas y documentos sustitutivos fuera de España sólo será posible en formato electrónico y siempre que se garantice el acceso completo al sistema informático de almacenamiento remoto sin demora injustificada. Por acceso completo se entiende aquel que permita la consulta en línea y la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva para cualquiera de los datos que tienen que reflejarse en los libros registros de IVA, la copia o descarga en línea de los formatos originales y la impresión en papel.
Si el lugar para la conservación de facturas seleccionado por el obligado tributario o por un tercero que actúa en nombre y por cuenta del primero es un país que no pertenece a la UE o con el que no exista un instrumento jurídico de asistencia mutua similares en los previstos a las directivas comunitarias 76/608/CEE y 77/799/CEE y por el Reglamento nº 1798/2003, sólo será posible si se hace de manera directa por el obligado tributario y se comunica al AEAT. Si la conservación es por parte de un tercero tendrá que conseguir la autorización correspondiente de la Administración siguiendo el procedimiento establecido y que sólo lo pueden solicitar empresarios o profesionales establecidos o residentes en España.