El control intern
EL CONTROL INTERN
El Control Intern és el sistema que garanteix la salvaguarda i la custòdia dels béns i les propietats de l’empresa.
En el desenvolupament de la seva activitat, les empreses realitzen transaccions i operacions amb la finalitat d’obtenir beneficis i d’incrementar els seus actius mitjançant la prestació de serveis, la compra-venda dels productes que fabrica, transforma o tant sols comercialitza i també, i més sovint del que sembla, mitjançant la compra-venda de bens mobles i immobles.
Els principis comptables i les normes de valoració, obligatòries a tot l’estat espanyol i semblants a les que hi ha a la resta d’estat membres de la UE, han facilitat que les operacions i transaccions, quedin correctament reflectides a la comptabilitat de les entitats sempre que, està clar, els directius i responsables siguin respectuosos amb el seu compliment i les apliquin correctament.
Però amb això no n’hi ha prou per a garantir que totes les operacions i totes les transaccions han estat realitzades tal i com desitja la propietat o la direcció de l’empresa.
Això només ho garanteix un bon sistema de Control Intern. Un bon sistema de Control Intern és el que ens assegura que totes les vendes, les compres, els pagaments, els cobraments, els contractes… tot, s`ha fet, s`ha fet correctament – tal com vol la societat – i que tot ha quedat registrat i anotat adequadament.
De fet, el Control Intern evita dos greus problemes de qualsevol govern d’una empresa: els errors i les irregularitats.
Es tracta, evidentment, de dues coses diferents. Però les dues poden perjudicar greument una empresa.
L’error és un acte (el fer) o una omissió (el deixar de fer) no intencionat, no deliberat.
L’error tant pot ser degut a una manca de normes i instruccions clares de com cal fer les operacions i de com cal deixar-ne constància, com a una manca de formació i de coneixements del personal de l’empresa.
L’I.C.A.C. (la màxima autoritat comptable a Espanya) posa com a exemples d’errors, els d’equivocació en la transcripció de dades o operacions en els registre comptables, les errades aritmètiques, la inadvertència o interpretació incorrecta de fets i, evidentment, l’aplicació incorrecta de principis i normes comptables.
La irregularitat, en canvi, cal definir-la com un acte o una omissió intencionada, deliberada.
Una irregularitat pot comportar conseqüències molt més greus que les dels errors i que és important remarcar perquè les irregularitats son més freqüents del que hom pensa i del que las mateixes empreses reconeixen.
Comentem les irregularitats que l’I.C.A.C., considera com a tals, encara que sigui breument:
Els errors tard o d’hora es veuen i es poden corregir, però les irregularitats, si no es detecten a temps amb un bon sistema de Control Intern, només es descobreixen quan ja no hi ha remei i quan les seves repercussions econòmiques acostumen a ser molt importants.
Les empreses mitjanes i petites creuen que el Control Intern és una cosa de les empreses grans. Que són aquestes empreses les que – pel seu volum i per la seva despersonalització – ho necessiten de debò. S’equivoquen de dalt a baix!!!
Són les mitjanes i petites les que més ho necessiten. Són aquestes les que poden tenir un personal poc format i poc preparat per actuar sense instruccions clares i precises. Són aquestes les que acostumen a tenir un reduït nombre de persones que intervenen, accionen, manipulen, facturen, cobren, paguen, enregistren, etc., etc., quasi totes – per no dir totes – les operacions i transaccions de l’empresa.
Són aquestes les que de debò necessiten un bon Control Intern que garanteixi la salvaguarda i la custòdia dels seus béns i de les seves propietats.
Xavier Vidal i Duch
Soci-Director d’ASSEDEM
El Control Intern és el sistema que garanteix la salvaguarda i la custòdia dels béns i les propietats de l’empresa.
En el desenvolupament de la seva activitat, les empreses realitzen transaccions i operacions amb la finalitat d’obtenir beneficis i d’incrementar els seus actius mitjançant la prestació de serveis, la compra-venda dels productes que fabrica, transforma o tant sols comercialitza i també, i més sovint del que sembla, mitjançant la compra-venda de bens mobles i immobles.
Els principis comptables i les normes de valoració, obligatòries a tot l’estat espanyol i semblants a les que hi ha a la resta d’estat membres de la UE, han facilitat que les operacions i transaccions, quedin correctament reflectides a la comptabilitat de les entitats sempre que, està clar, els directius i responsables siguin respectuosos amb el seu compliment i les apliquin correctament.
Però amb això no n’hi ha prou per a garantir que totes les operacions i totes les transaccions han estat realitzades tal i com desitja la propietat o la direcció de l’empresa.
Això només ho garanteix un bon sistema de Control Intern. Un bon sistema de Control Intern és el que ens assegura que totes les vendes, les compres, els pagaments, els cobraments, els contractes… tot, s`ha fet, s`ha fet correctament – tal com vol la societat – i que tot ha quedat registrat i anotat adequadament.
De fet, el Control Intern evita dos greus problemes de qualsevol govern d’una empresa: els errors i les irregularitats.
Es tracta, evidentment, de dues coses diferents. Però les dues poden perjudicar greument una empresa.
L’error és un acte (el fer) o una omissió (el deixar de fer) no intencionat, no deliberat.
L’error tant pot ser degut a una manca de normes i instruccions clares de com cal fer les operacions i de com cal deixar-ne constància, com a una manca de formació i de coneixements del personal de l’empresa.
L’I.C.A.C. (la màxima autoritat comptable a Espanya) posa com a exemples d’errors, els d’equivocació en la transcripció de dades o operacions en els registre comptables, les errades aritmètiques, la inadvertència o interpretació incorrecta de fets i, evidentment, l’aplicació incorrecta de principis i normes comptables.
La irregularitat, en canvi, cal definir-la com un acte o una omissió intencionada, deliberada.
Una irregularitat pot comportar conseqüències molt més greus que les dels errors i que és important remarcar perquè les irregularitats son més freqüents del que hom pensa i del que las mateixes empreses reconeixen.
Comentem les irregularitats que l’I.C.A.C., considera com a tals, encara que sigui breument:
- Apropiació indeguda i utilització irregular d’actius.
- El més corrent, el més antic, el més conegut per tothom i en canvi… el més repetit, és el desfalc de la tresoreria. També hi ha la desaparició d’existències (alguns productes acabats són molt llaminers), el cobrament de factures de clients que comptablement consten com a morosos… Actius desapareguts… Tothom fa inventari de les seves existències, però poques empreses fan recompte del seu immobilitzat i del seu estat d’ús i conservació!!!
- Supressió o bé omissió de transaccions i dels seus efectes en els registres o en els documents.
- Albarans no facturats… vendes no comunicades al departament corresponent. El donar de baixa algun actiu com a “xatarra” i en canvi treure’n un bon preu…
- Registre d’operacions fictícies.
- Les compres de materials i de serveis que no s’han comprat realment i que mai no han entrat a l’empresa. Les comissions o primes (qualsevol retribució variable) mal calculades expressament.
- Manipulació, falsificació o alteració de documents o registres.
- Existències i actius valorats per un import superior al preu d’adquisició o superior al preu de cost o de fabricació. Actius inexistents mantinguts artificialment en el balanç o no amortitzats correctament. Comandes o contractes de venda inexistents. Compromisos d’inversió que no són cap compromís…
Els errors tard o d’hora es veuen i es poden corregir, però les irregularitats, si no es detecten a temps amb un bon sistema de Control Intern, només es descobreixen quan ja no hi ha remei i quan les seves repercussions econòmiques acostumen a ser molt importants.
Les empreses mitjanes i petites creuen que el Control Intern és una cosa de les empreses grans. Que són aquestes empreses les que – pel seu volum i per la seva despersonalització – ho necessiten de debò. S’equivoquen de dalt a baix!!!
Són les mitjanes i petites les que més ho necessiten. Són aquestes les que poden tenir un personal poc format i poc preparat per actuar sense instruccions clares i precises. Són aquestes les que acostumen a tenir un reduït nombre de persones que intervenen, accionen, manipulen, facturen, cobren, paguen, enregistren, etc., etc., quasi totes – per no dir totes – les operacions i transaccions de l’empresa.
Són aquestes les que de debò necessiten un bon Control Intern que garanteixi la salvaguarda i la custòdia dels seus béns i de les seves propietats.
Xavier Vidal i Duch
Soci-Director d’ASSEDEM